Background image created by Waewkidja – Freepik.com
พอพูดถึง KPI คนไอทีบางท่านอาจเกิดคำถามว่า “ยังมีคนใช้ด้วยเหรอ” เพราะบางแห่งอาจไม่ได้ตั้งเป็น KPI แต่เชื่อว่ายังมีอีกหลายแห่งที่ยังคงใช้ KPI ในการกำหนดเป้าหมายและวัดประสิทธิภาพการทำงาน ถ้าตั้ง KPI เหมาะสมก็ดีไป แต่ถ้าไม่เหมาะ เช่น สูงไป กว้างไป มันคงทำให้คนไอทีรู้สึกว่าไม่สนุกกับการทำงาน หรือรู้ว่าถึงอย่างไรก็คงจะไม่ได้ตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้แน่นอน แบบนี้ก็ทำให้คนไอทีทำงานท้อใจได้ เราลองมาดูกันดีกว่าว่า KPI แบบไหนบ้าง ที่น่าจะทำให้คนไอทีรู้สึกไม่ happy เอาซะเลย
1. KPI ที่มุ่งแต่ผลลัพธ์ แต่ไม่สนใจวิธีการ
ถ้าคนไอทีเจอ KPI ที่ตั้งขึ้นมาแล้วเน้นแต่ว่า ต้องได้เท่านั้นเท่านี้ โดยไม่ได้ดูเลยว่า คนทำงานจริงๆ เขาจะต้องทำอย่างไรบ้าง เขาจะต้องเจอปัญหา หรือ อุปสรรคอะไรบ้าง เช่น IT Infrastructure ต้องพัฒนาระบบ Network, System และ Storage ขึ้นมาใหม่ให้องค์กรภายใน 1 เดือน แต่มีคนไอทีรับผิดชอบแค่ 1 คน แบบนี้ถือว่าไม่ได้มองเลยว่า คนทำงานจะต้องใช้เวลาวางแผนนานเท่าไหร่ ต้องเตรียมการอะไร กำลังคนพอไหมกับระยะเวลาที่กำหนด งบประมาณที่ต้องใช้ Tools ต่างๆพอไหม เชื่อว่าใครเจอแบบนี้ก็คงปาดเหงื่อตั้งแต่ก่อนจะเริ่มทำงาน
2. KPI ที่ตั้งเกณฑ์แบบสุดโต่งเกินไป
เคยเจอ KPI ที่ตั้งเกณฑ์เสียสูงปรี๊ดเลย จนคนไอทีเห็นแล้วรู้แต่แรกว่ามันคงเป็นไปไม่ได้ ถึงแม้ว่าพิจารณาแล้วมันจะสอดคล้องกับเป้าหมายหลักขององค์กรก็ตาม แต่การตั้งเกณฑ์ที่ผู้บริหารหรือหัวหน้าบอกว่า “มันคือ Challenge” มันดูจะสวยหรูเกินจริงไป เช่น เช่น Jr. Programmer ต้องทำ 20 Task ต่อเดือน ซึ่งไม่ได้ดูเลยว่างานใหญ่แค่ไหน ยากง่ายมากน้อยแค่ไหน เพราะแต่ละงานจะใช้เวลาไม่เท่ากัน บางทีอยู่ที่ปัจจัยอื่นๆ เช่น User เพิ่ม/เปลี่ยน Requirements ภายหลัง การตั้ง KPI แบบนี้ก็อาจจะดูไม่เหมาะสมสักเท่าไหร่ บางที่ถึงขั้นตั้งเวลาให้พนักงานกดเริ่มเมื่อเริ่มทำงานและกดหยุดเมื่อพักเที่ยง แบบนี้ก็เครียดเกินไปหน่อย
3. KPI ที่เอาทุกอย่างมาตั้งเป็นเกณฑ์เสียหมด
ในการทำงานจริงๆ คนไอทีที่ทำงานแต่ละหน้าที่ก็ย่อมมีหน้าที่หลัก หน้าที่รอง นอกนั้นอาจมี หน้าที่ที่อาจจะแค่เข้าไปเกี่ยวข้องเฉยๆ หรือแม้แต่เรื่องเล็กๆ น้อยๆ หยุมหยิมๆ แต่ถ้าเอาทุกสิ่งทุกอย่างเหล่านี้มาตั้งเป็น KPI ซะทั้งหมด มันก็ดูจะเยอะเกินความจำเป็น เช่น IT Support เดินไปดูเครื่อง PC ให้ user ก็ต้องนับเวลาว่าไปนานกี่นาที กี่ชั่วโมง แบบนี้ก็คงทำให้คนไอทีรู้สึกอึดอัดเกินไป
4. KPI ที่ขัดแย้งกันเอง
เคยเจอแบบนี้ไหม ที่ KPI ที่ดีของหน้าที่หนึ่ง มันเหมือนจะไปทำให้กลายเป็นว่า คนในอีกหน้าที่หนึ่งบกพร่อง ทั้งที่จริงทุกหน้าที่ล้วนทำดีในส่วนของตัวเอง เช่น ตั้งเป้าว่าถ้า Software Tester เจอ Bug เยอะๆ คือถือว่าผลงานดี เพราะสามารถหาข้อผิดพลาดได้เยอะ ในขณะเดียวกันมันจะกลายเป็นความผิดพลาดของ Programmer/Developer ในทางกลับกันถ้าไม่ค่อยเจอ Bug เลยก็จะถูกตีความเหมือนว่า ไม่มีผลงาน แต่อีกด้านกลายเป็น Programmer/Developer กลับ Coding ได้ดี เห็นไหมว่า เกณฑ์แบบนี้มันขัดแย้งกันระหว่างคนใน 2 หน้าที่ ต้องคุยกันในทีมหรือกับหัวหน้าให้ชัดว่าจะตีความแบบไหนกันแน่ หรือควรเปลี่ยนวิธีวัด KPI ใหม่
5. KPI ที่พนักงานไม่ได้มีส่วนร่วมเสนอแนะ
เรียกได้ว่าเป็นเรื่องที่สำคัญสุดๆ เพราะ คนที่ทำงานจริงๆ อยู่หน้างานจริง เจอปัญหา เจออุปสรรคด้วยตัวเอง เขาจะรู้รายละเอียดทั้งหมดของงานตัวเอง ดังนั้น การที่ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตั้ง KPI ถือเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่ง บางคนอาจจะคิดว่า แบบนี้พนักงานก็ตั้งน้อยๆ เพื่อให้ตัวเองถึงเป้าหมายนะสิ ก็อาจจะจริง แต่ถ้าหัวหน้างานเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนด KPI ด้วยก็น่าจะตั้งได้เหมาะสมขึ้น
แนวทางการทำให้ KPI มีความเหมาะสมมากยิ่งขึ้น
ให้คนทำงานที่รับผิดชอบมาร่วมออกความคิดเห็นเกี่ยวกับ KPI เพราะจะได้รู้ว่า มีขั้นตอนทำงานอย่างไร มีปัจจัยใดที่เกี่ยวข้อง มีปัญหาอุปสรรคหรือความเป็นไปได้มากน้อยแค่ไหน จะได้ไม่ตั้งสูงเกินไปจนคนทำงานก็รู้ว่าไม่มีทางทำได้
เลือกเฉพาะงานหลักๆ ที่จำเป็นหรือสำคัญเอามาตั้งเป็น KPI และสอดคล้องกับเป้าหมายของแผนกหรือองค์กร
KPI ที่ตั้ง ควรจะเหมาะสมอย่าเน้นแต่เชิงปริมาณเพียงอย่างเดียว และไม่ควรสื่อไปในแง่กระทบกับหน้าที่ของคนอื่นเพราะอาจทำให้คนทำงานเกิดความขัดแย้งกันได้
ลองเอา KPI ของปีที่ผ่านๆ มา ในการอ้างอิง เพื่อตั้ง KPI ใหม่ที่เหมาะสม เพราะจะได้รู้สาเหตุว่าทำไมถึงเป้าหรือไม่ถึงเป้า จำได้นำมาปรับปรุงให้เหมาะสมกับสถานการณ์และความเป็นไปได้มากที่สุด
เรื่องของ KPI ถือเป็น “ยาขม” ของทั้งหัวหน้างานเองและคนทำงาน เพราะเป็นเรื่องที่ไม่ง่ายเลยในการกำหนดเป้าหมายว่าควรเอาเรื่องใดมาตั้งเป้า หรือ ควรตั้งไว้เท่าไรอย่างไร ถ้าตั้งผิดก็ทำให้คนที่รับผิดชอบงานทำงานไม่สนุก แต่ถ้าไม่ซะตั้งเลยก็ดูจะทำงานแบบไร้เป้าหมายไปหน่อย อีกอย่างหนึ่ง KPI ก็เป็นตัวที่ช่วยเตือนเราให้รู้ว่าควรทำใน “สิ่งที่ควรทำ” ดังนั้น หากคนไอทีท่านใดที่ทำงานภายใต้ KPI ที่เหมาะสม เชื่อว่าจะได้รับประโยชน์อย่างแน่นอน
ISM Technology Recruitment Ltd. (#1 Tech Recruiter in Thailand) บริษัทเราเชี่ยวชาญในธุรกิจ IT Recruitment & IT Outsourcing โดยเฉพาะ เปิดทำการย่างเข้าสู่ปีที่ 27 มีพนักงานทุกสายและทุกระดับทางด้าน IT ที่ได้ร่วมงานกับลูกค้าองค์กรใหญ่ที่มีชื่อเสียงและบริษัทข้ามชาติมากมาย หากคุณเป็นคน IT ที่อยากทำงานที่ท้าทายและร่วมงานกับองค์กรชั้นนำ ฝากประวัติการทำงาน (Resume) ของคุณไว้กับ ISM ได้ที่ https://www.ismtech.net/submit-your-resume แล้วคุณจะพบว่าอนาคตและโอกาสก้าวหน้ามากมายกำลังรอคุณอยู่