Programmer บางคนอาจไม่ค่อยมั่นใจในการสื่อสาร เพราะปกตินั่งทำงานอยู่หน้าจอคอมและมือพิมพ์คีย์บอร์ดซะเป็นส่วนใหญ่ แต่เมื่อต้องสื่อสารกับคนอื่น ๆ ใน Office คุณอาจจะไม่รู้วิธีสื่อสารที่ดีกับหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน การเลือกใช้คำพูดอย่างเหมาะสมนั้นเป็นสิ่งสำคัญมาก บทความนี้จะมาให้คำแนะนำเกี่ยวกับ 5 ประโยค “ไม่ควรพูด” ใน Office ฉบับ Programmer มืออาชีพ
1. อย่าพูดแค่ว่า “ผมไม่รู้”
ถ้ามีคนถามคำถาม แต่คุณไม่รู้คำตอบจริง ๆ ก็อย่าพูดแค่คำว่า “ผมไม่รู้” อันที่จริงแล้วคุณอาจจะไม่สามารถช่วยเหลือผู้ถามได้จริง ๆ แต่การพูดว่า “ผมไม่รู้” ใน Office โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน มันอาจฟังดูไม่ค่อยเป็นมืออาชีพสักเท่าไหร่ บางครั้งอาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกไม่ดีกับสิ่งที่ได้ยินด้วยซ้ำ เพราะมันเหมือนเป็นการบอกเป็นนัย ๆ ว่า คุณไม่ได้สนใจหรือใส่ใจกับสิ่งที่ถาม
แต่ไม่ว่าคุณจะสนใจหรือไม่ก็ตาม คุณน่าจะลองพูดว่า “ผมไม่แน่ใจ แต่ผมจะลองค้นคว้าหาคำตอบดู” หรืออาจพูดว่า “ผมจะช่วยหาคำตอบมาให้คุณ” มันแสดงให้พวกเขาเห็นว่า คุณต้องการเวลาอีกนิดหน่อย เพื่อหาคำตอบและเป็นการแสดงให้เห็นว่า คุณพยายามช่วยเหลือพวกเขา
2. อย่าพูดคำว่า “อะไรนะ” กับหัวหน้า
ถ้ามีคนถามคำถามคุณ แต่คุณไม่ได้ยิน คุณควรทำอย่างไร?
เช่น “นี่ คุณให้พวกเขาเลิกงานก่อนเวลาในช่วงบ่ายนี้ได้ไหม ผมกำลังจะออกข้างนอกเหมือนกัน”
อย่าเพิ่งรีบพูดว่า “อะไรนะ” (เพราะนั้นเป็น “สิ่งที่ไม่ควรพูด” ในที่ทำงาน) แต่ขอแนะนำให้พูดว่า “ขอโทษนะครับ ผมไม่ได้ยินที่คุณพูด” แบบนี้จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
3. อย่าโกหก เกี่ยวกับเวลาที่คาดว่า Projects จะเสร็จ
แม้ว่า Programming จะเป็นสิ่งที่น่าสนุก แต่เรื่อง Deadlines สามารถทำให้สถานการณ์ตึงเครียดได้ และอาจเป็นเพราะเหตุนี้ Programmers ส่วนใหญ่จึงหมดไฟในการทำงาน ซึ่งส่วนใหญ่มักจะเกิดขึ้นเพราะพวกเขาไม่บอกกับหัวหน้าตรง ๆ เกี่ยวกับเวลาที่คาดว่า Project จะเสร็จสิ้น
Programmers ส่วนใหญ่มักจะตกลงและยอมรับกับ Deadlines ที่ได้รับมอบหมาย และในบางครั้งพวกเขาไม่สามารถทำให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดได้ และพยายามเพิ่มเวลาจาก Deadline ในภายหลัง ซึ่งสิ่งนี้แสดงถึง การไม่เป็นมืออาชีพ ซึ่งครั้งต่อไป สิ่งนี้อาจทำให้หัวหน้าของคุณ “ไม่เชื่อใจ” คุณในเรื่องของกำหนดเวลาอีก
ดังนั้น เมื่อหัวหน้าถามคุณว่า คุณจะสามารถทำงานให้เสร็จได้ในเวลาที่กำหนดหรือไม่ เช่น “ลูกค้าของเราต้องการให้ Project เสร็จภายใน บ่าย 3 ของวันพรุ่งนี้ คุณคิดว่าคุณสามารถจัดการได้หรือไม่?
บางทีคุณอาจจะตอบแบบแบ่งรับแบ่งสู้ว่า “ผมจะพยายามทำให้เสร็จ” หรือ “ผมจะทำให้ดีที่สุด” ซึ่งดูเหมือนจะดี แต่อันที่จริงคำตอบนี้ก็เป็นคำตอบที่ไม่ค่อยดีนัก เพราะแม้ว่าคุณจะลองพยายามทำ แต่การใช้คำว่า “พยายาม” มันก็หมายถึง คุณไม่ได้ยืนยันกับสิ่งใด ๆ และอาจเป็นคำพูดที่ฟังดูแล้วเป็นการไม่ใส่ใจ สำหรับอีกฝ่าย
แต่คุณจะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นด้วยการพูดว่า “ผมจะทำให้เสร็จก่อนบ่าย 3 โมง” หรือ “แน่นอน ผมจะทำให้เสร็จภายในเวลา 15.00 น.”
แต่หากคุณไม่แน่ใจว่า จะสามารถทำเสร็จทันตามเวลาที่คุณบอกกับหัวหน้าหรือไม่ การยืนยันแบบนั้น อาจแสดงถึงการไม่เป็นมืออาชีพ ซึ่งคุณควรต้องซื่อสัตย์กับหัวหน้าของคุณด้วย
ดังนั้น คุณควรให้คำมั่นสัญญาเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับหัวหน้า ว่าเมื่อไหร่คุณจะทำงานเสร็จ ในสถานการณ์เช่นนี้ ขอแนะนำให้พูดว่า “อันที่จริง ผมไม่คิดว่า ผมจะจัดการมันได้ทันภายในบ่าย 3 โมง แต่ผมสามารถทำเสร็จได้ภายใน 6 โมงเย็น” หรือ “แต่ผมสามารถทำเสร็จได้ภายในวันพุธนี้อย่างแน่นอน แบบนี้จะได้ไหมครับ”
4. อย่าพูดแค่ว่า “โอเค” หรือ “ใช่”
เมื่อหัวหน้าหรือลูกค้าของคุณ กำลังรู้สึกโกรธหรือผิดหวังกับบางอย่าง เชื่อว่าคงไม่มีใครอยากจะเข้ามาคุยกับหัวหน้าหรือลูกค้า ที่กำลังโกรธและหงุดหงิดอยู่แน่นอน และถ้าเรื่องแบบนั้นเกิดขึ้นกับคุณ คุณอาจจะตัวแข็งทื่อและรู้สึกอึดอัดได้ ซึ่งมันดูไม่ค่อยดีสักเท่าไหร่นัก
ดังนั้น ในสถานการณ์เช่นนี้ จงอย่านิ่งเฉยและตอบส่ง ๆ ด้วยการพูดเพียงแค่คำว่า “โอเค” หรือ “ใช่” แต่คุณควรจะพูดว่า “ผมเข้าใจครับ ผมขอโทษ มาดูกันว่า เราจะทำอะไรได้บ้างเกี่ยวกับเรื่องนี้” แบบนี้จะดูเป็นมืออาชีพและมีความรับผิดชอบมากกว่า
5. อย่าพูดว่า “ตอนนี้ผมยุ่งมาก ค่อยคุยกันทีหลัง”
เมื่อคุณต้องการให้ใครสักคนรอ เนื่องจากคุณไม่อยากผละไปจากงานที่คุณกำลังตั้งใจทำอยู่ เช่น คุณอาจกำลังเขียน Code อย่างไหลลื่นอยู่ และไม่ต้องการให้ใครมารบกวน สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณอาจเผลอพูดออกไปก็คือ “วันนี้ผมยุ่งนิดหน่อย เลยใช้เวลานานกว่าปกติ” หรือ “ตอนนี้ผมยุ่งมาก ไว้ค่อยคุยกันทีหลัง”
ซึ่งฟังแล้ว อาจดูไม่ค่อยสุภาพสักเท่าไหร่ ขอแนะนำให้คุณพูดประโยคที่ว่า “ผมยินดีคุยกับคุณ แต่ขอเวลาสักครู่ครับ” แทน หรือ “ขอโทษที่ทำให้รอครับ เดี๋ยวผมจะไปคุยกับคุณ” หรือ “ขอโทษที่ทำให้รอครับ ผมจะไปคุยกับคุณในอีกไม่กี่นาที”
บทสรุป การสื่อสารถือเป็นเรื่องสำคัญมาก ไม่ว่าจะอยู่ในสถาณการณ์ไหนหรือกับบุคคลใด การพูดหรือการสื่อสารให้ถูกกาลเทศะนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง สำหรับ 5 ประโยค “ไม่ควรพูด” ใน Office ฉบับ Programmer มืออาชีพ ที่ยกตัวอย่างมาในบทความนี้ น่าจะนำไปใช้งานได้ และคุณสามารถนำไปปรับใช้ให้เหมาะกับแต่ละสถานที่หรือในสถาณการณ์ต่าง ๆ ได้
หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์และช่วยให้คุณเป็น Programmer มืออาชีพมากยิ่งขึ้น และหากคุณเป็น Programmers ที่อยากก้าวหน้าในสายอาชีพกับบริษัทชั้นนำ เพียงติดต่อ ISM Technology Recruitment และส่ง Resume ของคุณมาได้ที่ https://www.ismtech.net/submit-your-resume แล้วคุณจะพบว่าอนาคตและโอกาสก้าวหน้ากำลังรอคุณอยู่
ISM เชี่ยวชาญในธุรกิจ IT Recruitment & IT Outsourcing โดยเฉพาะ เปิดทำการมากว่า 30 ปี มีพนักงานทุกสายและทุกระดับทางด้าน IT ที่ได้ร่วมงานกับลูกค้าองค์กรใหญ่ที่มีชื่อเสียงและบริษัทข้ามชาติมากมาย
Source: https://blog.devgenius.io/