See the original English version of this article here
ในเรื่องของการพัฒนา Software การสื่อสารข้อมูลทั้ง Specifications, Requirements หรือ Bugs ต่างๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญมาก จำเป็นต้องมีความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้เกี่ยวข้องและ Developer เพราะถ้าไม่สื่อสารหรือสื่อสารผิดพลาด อาจแก้ปัญหาได้ไม่ถูกต้อง หรือแก้ไขผิดทาง ดังนั้น เพื่อแก้ปัญหาการสื่อสารในการพัฒนา Software อยากให้ลองอ่านบทความนี้ดูครับ เป็นประโยชน์ทั้งคนไอทีและผู้ที่เกี่ยวข้อง
การสื่อสารกันไม่ได้มีแค่การพูดกันเท่านั้น ยังมีวิธีอื่นๆ มากมาย เรามาดูกันว่าจะมีวิธีหรือช่องทางอะไรอีกบ้างที่สามารถใช้ในการสื่อสารระหว่างกันในทีม Software Development ซึ่งอาจมีข้อดี-เสีย แตกต่างกันไป
มีการศึกษาที่พบว่า คนเราใช้ 28% ของเวลางานในการอ่านและตอบ Email ซึ่งนับว่าเป็นเวลาที่มากพอควร ถ้าคุณจะใช้ Email ก็ต้องให้ความสำคัญว่า ใครจะเป็นผู้รับ Email ซึ่งควรเป็นผู้ที่จำเป็นและเกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น แต่โดยส่วนตัวผู้เขียนเรื่องนี้ Email ไม่ใช่ช่องทางที่ดีในการสื่อสารนัก
- Instant messaging(IM)
IM system เกิดขึ้นตั้งแต่ยุค 90 และได้รับการพัฒนาออกมามากมายหลายอย่าง ทั้ง Skype WhatsApp เป็นต้น แต่ละบริษัทหรือหน่วยงานมักจะมี IM system ที่ใช้สื่อสารกันอย่างน้อย 1 อย่าง หรือบางคนก็ใช้หลายอย่างเสียจนทำให้ทำงานลำบากขึ้น (เพราะเป็นการ Interrupt) ขณะเดียวกันอาจมีบางครั้งที่พลาดข้อมูลเนื่องจากไม่ได้อยู่กับอุปกรณ์สื่อสารที่ใช้
- Wikis
Wiki system ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งในการสื่อสาร และใช้กันอย่างแพร่หลายในหลายองค์กร ขณะที่ Wiki สามารถนำมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้คนจำนวนมาก แต่มันก็ขาดฟังก์ชันการแจ้งเตือนให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับข้อมูลใหม่ๆ Wiki system ส่วนใหญ่มักจะไม่มี Version Control ทำให้ยากต่อการตรวจสอบว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้างและทำโดยใคร ปัญหาอีกอย่างหนึ่งคือ ระบบเหล่านี้ต้องได้รับการอัพเดทอยู่เสมอ มิเช่นนั้นก็จะเจอข้อมูลเก่าอยู่ซึ่งไม่เกิดประโยชน์อย่างแท้จริง
- Chat systems
ไม่ว่าจะ IRC หรือ Rocket.chat ก็ล้วนเป็น Chat systems ที่ดีในการแชร์ข้อมูลไปยังกลุ่มคนได้พร้อมๆ กัน และมันก็ดีกว่า IM เพราะสามารถเข้ามาอ่านได้เมื่อมีเวลาและสามารถ concentrate กับข้อมูลได้ดีกว่า แต่มันก็อาจลำบากในการย้อนกลับไปอ่านบทสนทนาเก่าๆ อยู่บ้าง และอาจไม่มีการแจ้งเตือนว่าข้อมูลไหนที่จะใช้หรือไม่ใช้
- Issue queues
การใช้ JIRA, Bugzilla หรือ system อื่นๆ ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับการ Develop ดูจะเป็นเรื่องปกติในแวดวง Software Development ในปัจจุบัน ปัญหาหลักของระบบเหล่านี้คือขาด Feedback เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่ส่วนใหญ่มักใช้แทนการส่ง Email ระบบเหล่านี้สามารถเพิ่มมูลค่าให้กับ Software Development ได้มากหากใช้อย่างถูกต้อง
- Social media
ปัจจุบัน Social media เช่น Facebook (Workplace) ก็ได้ออกเครื่องมือสำหรับองค์กรเพื่อให้พนักงานได้ใช้ Social media ได้ ซึ่งนี่เป็นวิธีที่น่าสนใจในการสื่อสารกันในองค์กร แต่สำหรับ Software Developer แล้ว platform นี้อาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุด เพราะอาจมีบางคนที่ต่อต้าน platform นี้
- Drawing
วิธีนี้ดูเป็นวิธีที่น่าสนใจมากในการสื่อสารกับคนอื่นๆ เพราะ การวาดบท Whiteboard หรือกระดาษจะทำให้เห็นมุมมองของปัญหาได้ดีขึ้น แต่ก็มีข้อเสียเล็กน้อยตรงที่คนที่จะสื่อสารต้องอยู่ใน Room ด้วยเท่านั้น ขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องใช้การพูดเพื่อให้คนอื่นๆ เข้าใจในสิ่งที่เขียนออกไปด้วย และแน่นอนว่ามันยังขาดเรื่อง Version Control อยู่
- Multimedia
การ Record videos หรือการอัดเสียง สามารถใช้ในการแชร์ข้อมูลให้กับผู้คนจำนวนมากได้ ซึ่งมักจะใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้กันเช่นตอนที่ Training เพราะมันช่วยประหยัดเวลาทั้ง Trainer และ Trainee แต่ก็ติดปัญหาตรงที่มันยากในการ Update ข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ
Interruptions
Interruptions หรือการขัดจังหวะ ถือเป็นสิ่งเลวร้ายสำหรับการทำงานของ Developer เคยมีการศึกษาหนึ่งว่า อาจใช้เวลาถึง 25 นาทีว่าจะกลับมาทำงานเข้าที่เขาทางหลังจากถูกขัดจังหวะไป สิ่งนี้อาจทำให้เกิดปัญหาต่อธุรกิจและส่งผลกระทบด้านลบต่อ Developer ในระยะยาว หากมีการขัดจังหวะการทำงานของ Developer อยู่บ่อยๆ อาจส่งผลไปถึงการมีความสุขในการทำงาน และทำให้ Performance ของ Developer ต่ำลงด้วย ดังนั้น การเลือกใช้ช่องทางการสื่อสารควรคำนึงถึงเรื่องการจังหวะการทำงาน และมีการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อมูลใหม่ๆ ด้วย ขณะเดียวกันต้องเลือกด้วยว่า สิ่งที่จะสื่อสารออกไปนั้นต้องการคำตอบในมันทีหรือเร่งด่วนหรือไม่ เพราะถ้าต้องการทันทีแน่นอนว่ามันจะไปขัดจังหวะการทำงานผู้อื่นทันที
ทุก ๆ ช่องทางมีทั้งข้อดีข้อเสีย ดังนั้นการเลือกช่องทางการสื่อสารจึงควรเลือกใช้ให้ถูกคน ถูกเวลา ถูกบริบท เพราะถ้าเลือกผิด นอกจากจะทำให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารแล้ว ยังเสียเวลาในการทำงานเพราะอาจเกิดการขัดจังหวะการทำงานด้วย
ISM Technology Recruitment Ltd. (#1 Tech Recruiter in Thailand) เราเชี่ยวชาญในธุรกิจ IT Recruitment & IT Outsourcing โดยเฉพาะ เปิดทำการกว่า 25 ปี มีพนักงานทุกสายและทุกระดับทางด้าน IT ที่ได้ร่วมงานกับลูกค้าองค์กรใหญ่ที่มีชื่อเสียงและบริษัทข้ามชาติมากมาย หากคุณเป็นคน IT ที่อยากทำงานท้าทายและร่วมงานกับองค์กรชั้นนำ สามารถฝากประวัติการทำงาน (Resume) ของคุณไว้กับ ISM ได้ที่ https://www.ismtech.net/submit-your-resume แล้วคุณจะพบว่าอนาคตและโอกาสก้าวหน้ากำลังรอคุณอยู่
Source: https://hackernoon.com/